Politique de confidentialité

Politique





Politique de gestion et de protection des données à caractère personnel de WHITE HOUSE S.A.

WHITE HOUSE S.A. tient à respecter strictement ses obligations en matière de protection des données à caractère personnel.

L’adresse de notre site Web est : http://www.whitehouse.lu.

Usage et type de données personnelles collectées par ce site

Commentaires

Quand vous laissez un commentaire sur notre site web, (fonction qui a normalement été désactivée), les données inscrites dans le formulaire de commentaire, mais aussi votre adresse IP et l’agent utilisateur de votre navigateur sont collectés pour nous aider à la détection des commentaires indésirables.

Une chaîne anonymisée créée à partir de votre adresse de messagerie (également appelée hash) peut être envoyée au service Gravatar pour vérifier si vous utilisez ce dernier. Les clauses de confidentialité du service Gravatar sont disponibles ici : https://automattic.com/privacy/. Après validation de votre commentaire, votre photo de profil sera visible publiquement à coté de votre commentaire.

Médias

Si vous êtes un utilisateur ou une utilisatrice enregistré·e et que vous téléversez des images sur le site web, nous vous conseillons d’éviter de téléverser des images contenant des données EXIF de coordonnées GPS. Les visiteurs de votre site web peuvent télécharger et extraire des données de localisation depuis ces images.

Formulaires de contact

 

Cookies

Si vous déposez un commentaire sur notre site, il vous sera proposé d’enregistrer votre nom, adresse de messagerie et site web dans des cookies. C’est uniquement pour votre confort afin de ne pas avoir à saisir ces informations si vous déposez un autre commentaire plus tard. Ces cookies expirent au bout d’un an.

Si vous avez un compte et que vous vous connectez sur ce site, un cookie temporaire sera créé afin de déterminer si votre navigateur accepte les cookies. Il ne contient pas de données personnelles et sera supprimé automatiquement à la fermeture de votre navigateur.

Lorsque vous vous connecterez, nous mettrons en place un certain nombre de cookies pour enregistrer vos informations de connexion et vos préférences d’écran. La durée de vie d’un cookie de connexion est de deux jours, celle d’un cookie d’option d’écran est d’un an. Si vous cochez « Se souvenir de moi », votre cookie de connexion sera conservé pendant deux semaines. Si vous vous déconnectez de votre compte, le cookie de connexion sera effacé.

En modifiant ou en publiant un article, un cookie supplémentaire sera enregistré dans votre navigateur. Ce cookie ne comprend aucune donnée personnelle. Il indique simplement l’identifiant de l’article que vous venez de modifier. Il expire au bout d’un jour.

Contenu embarqué depuis d’autres sites

Les articles de ce site peuvent inclure des contenus intégrés (par exemple des vidéos, images, articles…). Le contenu intégré depuis d’autres sites se comporte de la même manière que si le visiteur se rendait sur cet autre site.

Ces sites web pourraient collecter des données sur vous, utiliser des cookies, embarquer des outils de suivis tiers, suivre vos interactions avec ces contenus embarqués si vous disposez d’un compte connecté sur leur site web.

Catégories de données collectées

Lors de la prise de contact ou de la conclusion d’un contrat de bail, les données suivantes sont collectées pour les besoins des services fournis par le centre d’affaires, et notamment ses obligations d’identification dans le cadre de la lutte anti-blanchiment :

  • Nom et prénom,
  • si nécessaire, données relatives aux proches
  • Domicile privé et professionnel
  • Pièce d’identité
  • Entreprise,
  • Fonctions,
  • n° de téléphone,
  • adresse e-mail,
  • données administratives : numéro de TVA, de sécurité sociale,
  • les moyens de paiement le cas échéant 

    Lors du traitement des contrats de bail et de services, diverses données à caractère personnel pourront être collectées avec le consentement exprès et préalable des personnes intéressées, pour les seuls besoins de la bonne exécution du ou des contrats de bail et des obligations découlant de la législation anti-blanchiment.

    Par ailleurs, l’utilisation du réseau informatique et du site internet de la la White House implique l’acceptation de l’utilisation, pour des raisons de sécurité informatique, des outils de veille nécessaire pour détecter et empêcher une attaque. A cette fin, les données qui transitent par le réseau peuvent être collectées et analysées dans la mesure strictement nécessaire pour assurer la sécurité du réseau. Ces données ne peuvent être utilisées à aucune autre fin, ni transmise à aucun autre responsable de traitement pour quelque raison que ce soit.

Méthodes de collecte

Seules les données à caractère personnel nécessaires à la conclusion du ou des contrats de bail et de prestations ainsi que les obligations anti-blanchiment y afférant sont collectées par WHITE HOUSE S.A. par le biais des formulaires à remplir et des copies des documents d’identification.

Les systèmes d’analyse de réseau procèdent à la collecte des données dans le cadre de l’analyse des risques.

Le système d’installation de surveillance vidéo n’est activé que hors des heures de bureau et ne peut collecter des données qu’en ce qui concernent les auteurs d’une intrusion dans les locaux sous surveillance. Ces données ne sont pas transmises à des tiers, excepté la police judiciaire et seulement aux fins de répression des infractions pénales commises au détriment de la WHITE HOUSE ou de l’un ou l’autre de ses locataires.

Utilisation des données collectées (finalités des traitements)

WHITE HOUSE S.A. utilise les données à caractère personnel collectées exclusivement :

  • pour fournir les services contractuels, y compris les obligations anti-blanchiment,
  • et, le cas échéant, pour proposer des services complémentaires ou optionnels, jusqu’à éventuelle opposition,
  • Pour assurer la sécurité des systèmes informatiques,
  • pour assurer le bon fonctionnement du présent site, de la façon décrite plus haut,
  • Pour assurer la protection des locaux.

Politique de protection des données

Conformément au règlement européen n°2016/679 du 27 avril 2016 et à la loi luxembourgeoise modifié du 8 août 2002, WHITE HOUSE S.A. s’engage à :

  • ne traiter que des données loyalement et licitement collectées,
  • ne traiter les données ainsi collectées que dans le cadre des finalités qui viennent d’être rappelées,
  • ne traiter que les données adéquates et pertinentes au regard de ces finalités,
  • conserver ces données uniquement durant le temps nécessaire à la réalisation de ces finalités,
  • prendre les précautions utiles afin de préserver la sécurité des données, afin notamment d’empêcher qu’elles ne soient déformées, endommagées ou communiquées à des tiers non concernés.

Les actes juridiques rédigés par le Centre d’affaires ainsi que les échanges avec les prospects et clients et, de manière générale, les données à caractère personnel des clients et prospects sont protégés par l’absence de toute mise en ligne ou publicité relative à ces données, par le secret professionnel légalement et déontologiquement protégé ainsi que par les mesures techniques et organisationnelles (utilisation systématique de l’intranet, organisation du centre d’affaires, documentation de la conformité).

Durées de stockage de vos données

Le Centre d’affaires ne conserve les données à caractère personnel que pour la durée nécessaire à la conclusion et à l’exécution du ou des contrats de bail, y compris l’application de la législation anti-blanchiment et, plus généralement, à la fourniture des services convenus, dans le respect de la législation en vigueur.

Le Centre d’affaires conserve les données des clients dans la limite des durées prévues par les dispositions relatives à l’archivage et à la conservation des données en matière de législation anti-blanchiment, c’est-à-dire normalement 5 ans après la fin de la relation d’affaires. Les originaux des actes juridiques authentiques et sous seings privés sont conservés pendant 5 ans après la fin de la relation ou du contrat par le centre d’affaires à titre d’archives, de même qu’un exemplaire de chaque acte juridique au format numérique, sans aucune possibilité de communication à des tiers au contrat ou au litige, sauf réquisition judiciaire ou demande de la cellule de renseignement financier.

Les données à caractère personnel des prospects personnes physiques sont conservées jusqu’à l’exercice des droits et au plus tard cinq ans après le dernier échange, avant suppression définitive. La base de prospects est « nettoyée » tous les six mois.

Les données d’identification et de contact des personnes morales (nom commercial, adresse e-mail, téléphone, etc.) ne permettant pas l’identification d’une personne physique sont conservées également pendant une durée de 5 ans.

Si vous laissez un commentaire sur le présent site internet, le commentaire et ses métadonnées sont conservés indéfiniment. Cela permet de reconnaître et approuver automatiquement les commentaires suivants au lieu de les laisser dans la file de modération.

Pour les utilisateurs et utilisatrices qui s’enregistrent sur notre site (si cela est possible), nous stockons également les données personnelles indiquées dans leur profil. Tous les utilisateurs et utilisatrices peuvent voir, modifier ou supprimer leurs informations personnelles à tout moment (à l’exception de leur nom d’utilisateur·ice). Les gestionnaires du site peuvent aussi voir et modifier ces informations.

Transmission à des tiers

Les données à caractère personnel ne sont transmises à des tiers que pour les seuls besoins du traitement des dossiers (collaborateurs), du stockage des données (le prestataire de la WHITE HOUSE a son siège au Luxembourg et est agréé par la CSSF comme PSF). La WHITE HOUSE ne cède ni ne transmet aucun des données collectées, hors le cas où la Loi l’impose, notamment en matière de lutte anti-blanchiment.

Les commentaires des visiteurs du présent site internet peuvent être vérifiés à l’aide d’un service automatisé de détection des commentaires indésirables.

Les droits que vous avez sur vos données

Si vous avez un compte ou si vous avez laissé des commentaires sur le site, vous pouvez demander à recevoir un fichier contenant toutes les données personnelles que nous possédons à votre sujet, incluant celles que vous nous avez fournies. Vous pouvez également demander la suppression des données personnelles vous concernant. Cela ne prend pas en compte les données stockées à des fins administratives, légales ou pour des raisons de sécurité.

Le centre d’affaires WHITE HOUSE permet l’exercice effectif des droits reconnus par la loi aux personnes dont les données font l’objet du traitement, à savoir :

  • le droit d’accès de ces personnes à leurs propres données à caractère personnel traitées par WHITE HOUSE,
  • l’exercice du droit d’opposition, dans la limite des obligations pesant sur le Centre d’affaires au titre de la législation de lutte contre le blanchiment,
  • la rectification et la mise à jour des données les concernant lorsque celles-ci sont inexactes, incomplètes, équivoques ou périmées,
  • la suppression des données les concernant, sauf nécessité de conservation en application de la législation, et notamment de la législation de lutte contre le blanchiment.

Afin d’exercer ses droits d’accès, de rectification et de suppression, la personne dont les données à caractère personnel sont traitées par le centre d’affaires WHITE HOUSE s’adresse au Chargé de la protection des données à qui WHITE HOUSE a délégué cette fonction, à savoir l’étude d’avocats Ie.Lex SARL en indiquant l’objet de sa requête (information, rectification, suppression…) de manière aussi précise que possible, en justifiant de son identité par la production d’une copie lisible, datée et signée d’un document officiel d’identité (carte nationale d’identité ou passeport)  :

  • à l’adresse postale suivante : Etude Ie Lex SARL, L-8080 57 route de Longwy

Informations du Chargé de la protection des données de la White House

Les traitements placés sous la responsabilité du Centre d’affaires ainsi que le site internet sont gérés par le chargé de la protection des données, l’étude d’avocats Ie Lex SARL, en la personne de Maître Daniel PHONG.